ホーム / 業務内容 / 事務局・会議サポート

事務局・会議サポート

すべての会議手配がワンストップ

会場手配、告知用ホームページ、受付フォーム
パンフレット、リーフレット、ポスター、看板
当日受付対応、お弁当、レセプション
映像機材、撮影

会議・ワークショップ・講演会などの運営サポート

会議やワークショップ、講演会の運営には様々な業務が発生します。
主には以下のような業務がございますが、当社では全ての業務をサポートすることが可能で、この中の一部の業務のみでもサポートすることが可能です。

【事前準備】

  • 会場・機材手配
  • 運営マニュアルの作成
  • プログラムの作成
  • 告知・受付用ホームページ作成
  • 告知用ポスター・チラシ作成
  • 講演者とのやりとり(講演依頼、講演資料の受領・動作確認)
  • 出席者のとりまとめ
  • 配付資料の準備
  • ネームプレートの作成
  • 交通機関・宿泊手配
  • ブレイクタイムやレセプション用のケータリング手配

【当日作業】

  • 受付業務(出席者の確認と参加費の徴収)
  • 会場準備(本会場、サブ会場、ポスターセッション等)
  • 機材のセッティング・操作(プロジェクターや照明、音響など)
  • 運営業務
  • プレゼンテーション補助業務
  • 撮影業務
  • アンケート回収作業
  • 懇親会

【事後作業】

  • 議事録作成
  • 終了後のアンケートのとりまとめ
  • 講演資料のホームページへの掲載

実績

委員会や学会などの事務局運営の支援業務の経験もございますので、幅広く対応することが可能となっております。

【主な業務支援先】

  • 国立研究開発法人宇宙航空研究開発機構
  • 国立研究開発法人情報通信研究機構
  • 一般財団法人リモート・センシング技術センター
  • 特定非営利活動法人宇宙からの地球観測を考える会
  • 日本小児科学会埼玉地方会
  • 日本小児科学会千葉地方会
  • 埼玉県小児科医会
  • 日本小児消化管感染症研究会
  • 日本耳鼻咽喉科学会
  • 日本耳鼻咽喉科学会千葉地方会
  • 千葉耳鼻咽喉科医会

  • 会議運営に必要な手配(会場手配、告知受付用ホームページ立ち上げ、ポスター制作から当日の受付対応、映像機器の取り扱い、撮影、プレゼンテーション支援など)を全て承ることが可能です。是非ご相談ください
  • 数百人規模の国際会議の運用実績あり
  • 事務局業務でも多数の実績があり、ベテランスタッフがしっかりと対応しております

独自開発した受付システムを採用

  • 当社で独自に開発した複数のiPadを用いた集中受付システムを採用し、受付業務を効率化できます。
  • 受付業務の負荷を減らすと同時に、即座に来場者の人数把握やVIP来場の通知、集金管理などが可能となっております。
  • 本システムは他社にはない当社の大きな特徴のひとつです。

大規模国際会議の運営サポート

当社は通常の会議以外にも大規模な国際会議の運営サポートの経験もあり、経験豊富なベテランスタッフを揃えておりますので、安心して業務を任せることができます。 また、旅行会社とも提携しておりますので、海外招聘や航空機のチケット・ホテルの手配など、幅広く対応することが可能となっております。

是非一度お問い合わせください

利用実績のある主な会場・ホール(順不同)

  • 東海大学校友会館
  • 虎ノ門ヒルズフォーラム
  • 国連大学 ウ・タント国際会議場
  • コンファレンススクエアエムプラス
  • 日本科学未来館
  • 東京国際交流館
  • 東京大学 弥生講堂
  • 中央大学駿河台記念館
  • ソラシティカンファレンスセンター
  • 埼玉県県民健康センター
  • ウェスタ川越
  • ユー・アイふくい 多目的ホール
  • 高松サンポート合同庁舎 アイホール会議室
  • 名古屋大学ES総合館1階・ESホール
  • 京都テルサ
  • 千葉市文化センター
  • 千葉大学ガーネットホール
  • TKP東京駅日本橋カンファレンスセンター
  • TKP東京駅八重洲カンファレンスセンター
  • 霞が関ナレッジスクエア
  • 霞が関プラザホール
  • 浦和コミュニティセンター
  • 尚友会館
  • 全社協・灘尾ホール
  • ハワイ大学
  • 瑠璃倶楽リゾート

|