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会議会場を選ぶ際の注意点

会議運営サポートにおいて、よくいただくご相談が会議会場の選び方です。東京にも貸し会議室は数多くありますが、会場によってそれぞれ特徴が異なります。広さや立地、コストなどから総合的に判断し、会議の目的に合った会場を選ぶことが大切です。会場を選ぶ際の注意点について触れておきましょう。

収容人数をチェック

収容人数をチェック

会議会場を選ぶ上で最初のポイントとなるのが、収容人数です。会議の規模や予算、参加人数に応じて、使用したい会場の広さを明確にしましょう。同じ広さの会場であっても、テーブルや椅子の並べ方によって、必要な広さは変わってきます。

どのような形で会議を行うのかを踏まえた上で、選ぶことが重要です。当日参加の形式をとっている場合は、予備席を設けるためにも、余裕を持たせた収容スペースが必要となります。

立地・交通アクセスをチェック

会議会場を選ぶ際は、できるだけ駅から近い場所を選ぶのが理想的です。東京にある貸し会議室でも、駅から徒歩圏内にあるとは限りません。駅から離れた会場である場合、参加者に負担をかけることになってしまいます。特に重要な会議では、広範囲から参加者が集まります。なるべく多くの路線が使える駅であれば、アクセスしやすいでしょう。周辺に飲食店やコンビニがあると、さらに利便性が良くなります。

必要な設備・機材をチェック

必要な設備・機材をチェック

会議の目的や内容から、必要な設備・機材をリストアップしましょう。快適なインターネット環境とプロジェクターは必須です。機材を持ち込む場合は、事前に会場に確認をとっておきます。

ここで注意したいのが、機材の仕様です。当日になってパソコンとプロジェクターの規格が合わず、接続できなかったというトラブル事例もあります。会場にある機材との規格は合っているか、事前に確認しておきましょう。

料金・キャンセル料をチェック

貸し会議室は1時間・半日・1日といった区切りで料金を設定するのが一般的です。多くの会場では椅子とテーブルが基本料金に含まれていますが、設備のレンタル料は含まれていないことが多く、映像機器や音響機器はオプション料金となる場合があります。予算から総合的に判断して選びましょう。万一のスケジュール変更による、会場のキャンセル料も確認しておくと安心です。

会場選びの後は運用が重要となるため、プロに会議運営サポートを依頼するのもひとつの方法です。トリプルアイでは東京を拠点に会議運営サポートを行っております。経験豊富な人材と蓄積したノウハウを活かし、会場手配から企画立案、当日の運営手配まで全面的にサポート致します。運営委託のお見積もりは、いつでも承っております。会議運営サポートに関してご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。

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