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会議当日のトラブルに対応するために

会議当日のトラブルに対応するために

会議運営においては様々なトラブルが発生すると考えられます。事前にトラブルを防止するためには、会議会場設営の段階で適切な準備を行う必要があり、また、あらゆるシチュエーションを想定して対策を練っておかなければなりません。
では、具体的に会議当日のトラブルとはどのようなものがあるのでしょうか。

お客様を待たせてしまったケース

数百人が来場する大規模な会議となると、受付業務の負担が大きくなります。受付は会議における「入り口」というべきものであるため、適切な人員を配置し効率よく来場者を捌かなければなりません。もし、人員配置の判断を誤った場合、訪れたお客様を長時間待たせることになります。これではせっかく訪れた来場者に多大な迷惑をかけてしまい、会議が失敗に終わる可能性があります。

準備不足によるトラブル

準備不足は様々なトラブルを招くため、会議会場設営の段階から抜かりなく準備を行わなければなりません。具体的な例としては「作成した資料が不足している」「プロジェクター等の設備が不足している」「発注した備品が手違いにより未達である」などが挙げられます。特に、設備が不足していたり、取り扱い方法が分からなかったりした場合は、会議の進行に著しい悪影響を及ぼします。会議運営の成否は「準備」が握っていると心得て、適切な準備を行いましょう。

伝達ミスによるトラブル

伝達ミスによるトラブル

多くの参加者を募るためには、告知ホームページはもちろんのこと、パンフレットやポスター、看板など、あらゆる広告で情報を発信しなければなりません。複数の伝達手段を講じるのは、多くの方に情報を発信するためであり、正確な情報を発信するためでもあります。情報が曖昧になってしまうと、参加者に迷惑がかかるうえ、場合によっては会議の進行にも影響を及ぼします。

例えば、情報の伝達不足により会場の情報が曖昧になると、遅刻者・欠席者が増えてしまい、会議の進行が滞る可能性があります。初めての会議運営は何かと不安があるものです。
そんなときは、代行会社へ運営委託するのも手段のひとつです。

会議会場設営をはじめ、運営の代行をお考えならトリプルアイへご相談ください。トリプルアイは数百人規模の国際会議の運用事例があるため、英語での対応も可能です。その他事務局業務においても多数の実績を持っているため、会議運営代行会社をお探しなら、是非ご相談ください。なお、サービス内容に関する疑問やお見積もり依頼等がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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