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会議をスムーズに進めるために必要な要素とは

会議を滞りなく進めるためには、場所や人員の手配、計画書・資料の作成、機材の用意など、行うべき準備が多々あります。しかし、準備を抜かりなく行っても会議がスムーズに進まないことがあります。ここでは、会議をスムーズに進める要素についてご紹介致します。

時間配分を意識した進行

時間配分を意識した進行

会議の内容にもよりますが、複数の議題について話し合うことは少なくありません。複数の議題を抱えている以上は計画の段階で時間配分を考えなければなりませんが、その通りに進めるためには常に時間配分を意識する必要があります。

タイムキーパーが場の時間を管理するのはもちろん、司会者は会議をコントロールする能力が求められます。それぞれの役割に応じて連携を取りながら会議を進めるのが、時間配分において大切な要素といえるでしょう。

いくつものシチュエーションを想定

会議中は不測の事態が生じるおそれがあるため、いくつものシチュエーションを想定しておかなければなりません。例えば、使用する機材に不備が生じたり計画通りに進まなかったりと、様々なトラブルが生じる可能性があります。いずれの事態にも柔軟に対応する必要がありますが、柔軟な対応のためにはあらゆるシチュエーションを想定することが大切です。

会議の環境も大切

会議の環境も大切

会議は文字通り「会って議する場」です。そのため、参加者全員が話し合いやすい環境を整えることも大切な要素といえます。

ここでいう「話し合いやすい環境」とは、意見が出しやすいなどの雰囲気的な意味合いではなく、会議室の気温やプロジェクターから映し出される映像の見え方、机の広さなどの環境的な意味合いです。

全員が話しやすい環境を整えることは、妙案を引き出すためにも会議を効率よく進めるためにも大切です。会議運営にお困りなら、会議運営代行会社に依頼するのも手段のひとつです。日々の業務に追われ会議運営が難しい場合は、是非会議運営代行会社へご相談ください。

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