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国際会議の計画を立てる前に知っておきたいこと

東京では毎年様々な国際会議が開かれています。国際会議は官公庁・国際機関が主催するもの、学会・業界団体が主催するもの、企業が主催するものとあります。いずれにしろ、出席者がわざわざ遠い日本へ来て会議を行うのですから、念入りな準備をして成功させなくてはなりません。ここでは初めて国際会議の計画を立てようとしている方に向け、計画を立てる前に知っておきたいことをご紹介致します。

国際会議の計画を立てる前に知っておきたいこと

計画通り進めるために必要なツール

国際会議に向けての準備はかなり前から行われますが、計画通り進まなければ開催することはできませんし、計画通りに進めることができないことで起こり得るトラブルもあるでしょう。基本的な計画を決める際や、計画を進めていく際に必要なツールには以下の3つがあります。

  • 全体スケジュール
  • 組織図
  • チェックリスト

計画を進める際は常に参照し、必要があれば修正や追加を行います。全体スケジュールに遅れがないかの進捗状況を確認し、やるべきことが終わっているかのチェックを行うために使用するものです。

事務局の設置タイミング

事務局は会議の運営本部となるため、すぐに設置しましょう。会議に関してのすべての資料・情報が集約され、会議に関する問い合わせ対応を行います。
スケジュール管理や予算管理、会場手配、開催通知、出欠席の確認、当日の進行など様々な業務があります。それらの業務を委託できる会議運営サポート依頼をお考えなら、事務局を設置したタイミングで依頼するのが良いでしょう。

早めの告知の必要性

会議が決まったら早めの告知が必要です。参加者にはもちろん、外部への宣伝広報が必要であれば、ポスターやリーフレットの作成や、メディアへのプレスリリースなどを行います。会議運営サポートを利用すれば、そうした手配についても相談でき、おすすめです。

国際会議を東京で開催しようとお考えでしたら、東京都渋谷区にあるトリプルアイに会議運営サポートをご依頼ください。トリプルアイでは多くの会議運営サポートを行ってきており、国際会議の運営サポート事例もあります。国際会議を行うにあたり運営委託を検討中の方も、とりあえず見積もり依頼をしたいという方も、お気軽にご相談ください。

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